Är du på gång att starta ett projekt? (FAQ)

Vill du veta vad som är viktigt att tänka på innan projektet ska starta? Har du funderat på vilka framgångsfaktorer som finns i projekt med unga som målgrupp?

Här har vi samlat vad som är viktigt att tänka på och vilka framgångsfaktorer som finns! Vi berör både det strukturpåverkande arbetet och kunskap om unga som varken arbetar eller studerar. Det finns alltid ett behov av att underlätta inträdet på arbetsmarknaden för en stor grupp unga och förbättra de verksamheter som ska stödja deras etablering. Klicka på en fråga för mer information.

 

Frågor och svar

 

 

Vilka frågor ska vi ställa inför projektstart?

 

 

Vilka är framgångsfaktorerna?


Vilka landsspecifika mål finns för ungas övergång mellan skola och arbete?

I Europa 2020-strategin finns det fem övergripande mål för EU samt fem landspecifika mål som berör denna fråga. De som tydligast gäller ungas etablering är målen för andelen ungdomar som avbryter gymnasiet och andelen 30–34-åringar med minst tvåårig eftergymnasial utbildning:

• Andelen 18- till 24-åringar som inte avslutat gymnasiestudier och som inte studerar ska vara under 10 procent per år.

• Andelen personer som studerar minst en tvåårig eftergymnasial utbildning ska vara mellan 40 till 45 procent. Under perioden 2007–2013 har unga deltagare i ESF-projekt haft en lägre utbildningsnivå jämfört med övriga ungdomar. I åldrarna 20–24 år hade 12 procent i landet grundskolenivån som högsta avslutade utbildning i jämförelse med 26 procent bland projektdeltagarna.

Hur kan vi prioritera arbetet med strukturförändring genom hela projekttiden?

Fokusera redan från början på utveckling av arbetssätt som kan leva vidare efter projektslutet. Samtliga arbetsmarknadsprojekt för unga vi har kommit i kontakt med syftar till att skapa bättre samverkan och att utveckla de metoder olika aktörer använder i sitt arbete. Vi vet dock både från möten med dessa projekt och utvärderingar att det finns risk för att arbetet med enskilda deltagare tar överhanden på bekostnad av det strukturpåverkande arbetet. Läs mer om bristande strukturpåverkan i rapporterna Lärdomar från arbetsmarknadsprojekt för unga och Temporära organisationer för permanenta problem.

Hur upprättar vi en plan för implementering redan från början?

Skapa en så tydlig bild som möjligt av vad som ska hända med det arbete som utvecklas inom projektet efter att det är avslutat. De som initierar projektet har också ansvar för att ta tillvara arbetet. Det kan därför vara en fördel att en styrgrupp är sammansatt av aktörer som har mandat att fatta beslut om vilken eller vilka delar som ska leva vidare efter projekttidens slut. Syftet med arbetet inom Europeiska socialfonden är att åstadkomma strukturförändringar. Projektets organisering påverkar också möjligheterna till implementering. Det finns många exempel på stora ungdomsprojekt som organiseras helt utanför ordinarie verksamheter, med separat personal, logik, arbetssätt och budget. Det kan innebära att det blir svårare för ordinarie verksamheter att ta till sig projektens arbete under och efter projekttiden. I praktiken finns det olika sätt att hantera implementeringsfrågan. Det viktiga är att ni själva har en medveten plan för detta så tidigt som möjligt i arbetet, helst redan när projektet planeras. Vi har sett många exempel på att projektledare lämnas med uppgiften att arbeta för implementering, när det i själva verket bör vara en uppgift för de som äger projektet och dess styrgrupp. Läs mer (länk till nedan)

•Implementeringsstrategi Att påverka ordinarie arbete ligger i fokus. Det kan handla om att pröva metoder och arbetssätt som det faktiskt finns möjlighet att fortsätta med framöver och att projektet inte särkopplas från ordinarie verksamhet. Det kan dock ändå finnas svårigheter att få gehör för att arbetet ska integreras i ordinarie verksamheter.

•Pärlbandsstrategi Projekt följs av ett nytt projekt. Det kan handla om att problem som inte går att lösa i ordinarie verksamhet hanteras genom projektverksamhet. Fokus kan då i stor utsträckning läggas på projektmål kopplade till deltagarna. Detta är en vanlig strategi bland projekt, men ger sällan någon större påverkan på ordinarie verksamheter.

•Huvudmannastrategi En huvudman får ansvar och befogenhet för att lösa ett problem. Arbetet kopplas tydligare till permanenta strukturer. Detta dock med risk för att samarbetet mellan aktörer får en undanskymd roll.

•Samordningsstrategi Aktörers budget och ibland även organisationer samordnas. Ett exempel på detta är samordningsförbunden där Arbetsförmedling, Försäkringskassa, landsting och kommuner samverkar inom rehabiliteringsområdet. Har kan dock en egen ny sektorisering uppstå som minskar förmågan att möta mer mångfacetterade problem. Läs hela rapporten Temporära organisationer för permanenta problem eller se filmen under relaterade länkar.

Hur får vi en utvärdering som bidrar till implementering och kunskapsutveckling?

Fråga er vilken typ av utvärdering som behövs för att kunna fatta beslut om att implementera hela eller delar av projektets arbete efter projektslut. Vilket underlag behöver de som beslutar? Utvärderingen kan bli en viktig källa för både er själva och andra om vad som har fungerat bra och mindre bra i arbetet. Det är också en fördel om utvärderingen även kan bli ett bidrag till kunskapsutvecklingen inom arbetsmarknadspolitiken nationellt och i andra delar av landet. Vilken typ av utvärdering krävs för att uppnå det? Ett sätt kan vara att sätta in projektarbetet i ett större sammanhang av annan forskning och studier av liknande projekt. En fråga om sällan behandlas är i vilken mån projektet har påverkat omgivningen och de deltagande verksamheterna. Tänk på att utvärderingen ofta är den bestående kunskapskälla som finns kvar efter det att ett projekt har avslutats och personalen har gått vidare till andra arbetsuppgifter. Om någon utomstående behöver förstå vad som har gjorts och skulle vilja kopiera delar av ert arbete, vad behöver de då veta? Läs mer om erfarenheter från tidigare utvärderingar av ungdomsprojekt i Lärdomar från arbetsmarknadsprojekt för unga och på Svenska ESF-rådets webplats för utvärdering. http://www.esf.se/sv/vara-program/Socialfonden/Utvardering/

Vilka är de vanligaste hindren för ungas etablering?

I en enkät till ESF-projekt har vi fått följande hinder identifierade av projektpersonal när det gäller ungas förutsättningar;

1. Oavslutad gymnasieutbildning

2. Problem i hemmet

3. Psykisk funktionsnedsättning

4. ADHD eller annan neuropsykiatrisk funktionsnedsättning

5. Oavslutad grundskoleutbildning

6. Läs- och skrivsvårigheter

7. Depression

8. Missbruk av alkohol eller andra droger Dessa hinder förekommer sällan enskilt utan deltagarna har haft en multipel problematik. Skälen till att misslyckas i skolan kan bero på bakomliggande faktorer som problem i hemmet eller ohälsa likväl som att misslyckas i skolan kan leda till ohälsa. Läs mer i rapporten Kreativa projekt.

Vilka orsaker finns till skolavhopp?

Vi har frågat unga deltagare varför de inte fullföljt sin gymnasieutbildning. De svarade;

1. Bristande pedagogiskt stöd i skolan. Det vill säga dåligt anpassad utbildning utifrån eras behov. De har inte sett utbildningen som meningsfull. De har inte fått det stöd de behövt efter sjukdomsfrånvaro.

2. Mobbning eller social exkludering. Allt ifrån att de inte känt sig sedda eller lyssnade på till kränkande behandling och våld/hot om våld.

3. Skäl utanför skolan som problem i hemmet, missbruk eller annat. Orsakerna stämmer väl överens med slutsatserna i aktuell forskning. Du kan läsa hela rapporten 10 orsaker till avhopp. Du kan lära med om vad forskningen säger på www.pluginnovation.se.

Vilka befintliga verksamheter i kommunen/regionen arbetar med målgruppen?

Har ni en samlad och uppdaterad information om relevanta verksamheter i kommunen/regionen som arbetar med unga? Tidigare programperiod har många projekt riktat sig till en och samma målgrupp i samma kommun eller region. Det kan leda till konkurrens mellan projekt, framförallt gäller detta projekt som har använt deltagarnas ersättning som medfinansiering. Då har mycket tid gått åt för att rekrytera deltagare och kvaliteten i arbetet med deltagarna blivit lidande. Att använda deltagarnas ersättning som enda medfinansiering är något som vi starkt avråder ifrån då unga har en mycket låg ersättning. Föregående programperiod har projekt tvingats avsluta i förtid på grund av finansiella problem. Därför är det viktigt att det finns ett tydligt uttalat behov hos ägarorganisationerna kring projektet och att ni har en strategi för rekrytering av deltagare. Läs mer om erfarenheter av olika medfinansieringslösningar i Medfinansiering av ungdomsprojekt inom Europeiska socialfonden under programperioden 2007–2013.

Hur kan vi samverka på bästa sätt mellan myndigheter, kommunförvaltningar, ideella aktörer och näringsliv?

Många projekt uppger att det är svårt att samarbeta mellan olika organisationer – även mellan olika förvaltningar inom en kommun till exempel. Det är viktigt att redan tidigt komma överens om hur organisationen ska se ut, vilka mandat som behövs inom respektive organisation och att detta dokumenteras. Redan i det inledande skedet bör organisation, mandat och struktur diskuteras. Studiebesök mellan partnerna och att involvera fler av personalen i ordinarie organisation än de som deltar i projektet i olika aktiviteter som studiebesök och kompetensutveckling.

Om inte samarbete efterfrågas och förväntas från högsta ledningen kommer den inte att prioriteras. I rapporten Temporära projekt för permanenta problem kan du läsa mer om detta och vilka förutsättningar samarbete mellan olika organisationer behöver. Under förra programperioden framkom det att sekretesslagstiftningen sågs som ett hinder. En hearing arrangerad av temagruppen visade att det inte finns något hinder i lagstiftningen. Däremot skiljer sig den lokala tolkningen åt. Vi rekommenderar därför mycket tydliga diskussioner om vad som gäller kring samtycke i projektets arbete och i det lokala samarbetet. Du kan läsa mer i PM Hearing kring sekretess som hinder för samverkan kring unga som varken arbetar eller studerar.
 

Hur når vi arbetsgivare?

Majoriteten av projekten i föregående period arbetade nära arbetsgivare. Ofta för att de unga skulle få en praktikperiod med god kvalitet. Lär gärna mer i rapporten I praktiken sänker vi trösklarna. I vår enkät till arbetsledare framkom att det ofta var det sociala ansvarstagandet som låg bakom deras tillhandahållande av praktikplatser – inte rekryteringsbehov även om det också är en faktor som spelar in. Ett nära och strukturerat samarbete gav projekten bra betyg från arbetsgivarna. Men de efterfrågade utbildning i handledarskap. Detta är särskilt relevant utifrån målgruppens behov. Därför är det viktigt att tänka på vad arbetsgivare vinner på samarbetet och vilka som ska arbeta mot arbetsgivarna. Behöver ni anställa personer som utvecklar arbetsgivarkontakter? Kan ni vara med på olika nätverksträffar där arbetsgivare möts? Kan ni ge dem kompetensutveckling? Är ni organisationer som arbetar i projektet själva arbetsgivare med behov av att nyanställa eller har förmåga att ta emot praktikanter?

 

Hur kan projektet implementeras efter projekttidens slut?

 

Ett viktigt mål med socialfonden är att den reguljära verksamheten till målgruppen ska utvecklas och förbättras. Därför är det viktigt att det finns ett tydligt uttalat behov av utveckling och att detta är dokumenterat och överenskommet. I styrgruppen behövs sedan medlemmar som har mandat att fatta beslut om reguljär verksamhet. Implementering ska vara ett mål från dag ett. I de fall då många olika projekt har identifierat en och samma individ som viktig för styrgruppen kan ni fundera på om styrgruppskluster kan lösa detta (en styrgrupp till flera projekt). Bland annat på Gotland och i Skellefteå har detta provats under föregående programperiod.

 

Har vi gjort en målgruppsanalys?

 

Många som arbetar i ESF-projekt har den erfarenheten att unga som kommer till verksamheten ofta har en mer problematisk bakgrund än förväntat. Därför är det viktigt att under förstudien eller liknande ha en dialog med den tänkta målgruppen. Viktiga frågor att fundera på är; vilka behov har de unga? Vill de befinna sig i en grupp eller behövs det inledningsvis ett individuellt arbetssätt för att sedan kunna arbeta i grupp? Vilka aktörer behöver samarbeta kring deltagarna? Hur ser arbetsmiljön ut?

 

Kan vi arbeta långsiktigt kring enskilda deltagare?

 

Många unga kräver längre insatser för att komma in i utbildning eller arbete. Därför är det viktigt att veta vilka förutsättningar ni har för att arbeta långsiktigt. Ju längre tid den unga personen varit utanför arbete och studier, desto längre tid tar det att komma tillbaka.

 

Hur kan vi bemöta individernas behov?

 

Målgruppsanalysen bör besvara eller bekräfta att personalen har rätt kompetens för att arbeta med gruppen. För att detta ska ske på bästa sätt bör personalen finnas under hela projektets levnad och gärna, för att kompetensen ska kunna implementeras, även vara förankrad i ordinarie verksamhet. Bemötandet är en framgångsfaktor. Att utgå från styrkor inte svagheter. Att bemöta varje individ som unik. Att låta det ta tid och ha tålamod. Under 2014 gör temagruppen en särskild analys kring framgångsfaktorer i bemötande.

 

Hur når vi målgruppen?

 

Det är en sak att veta vilken målgruppen är. Det är en annan att nå målgruppen. Ett antal projekt har under programperioden 2007–2013 arbetat uppsökande. En framgångsfaktor har varit att personal som arbetar uppsökande har legitimitet hos målgruppen genom god lokalkännedom eller egenupplevda erfarenheter. Ibland behöver personalen som arbetar uppsökande ha särskilda kvalifikationer som behöver identifieras och tillföras gruppen.

För att nå unga som inte självmant söker sig till myndigheter eller har låg tillit till dessa är en lösning att finnas där unga möts. Under föregående programperiod har detta fungerat framgångsrikt för många projekt bland annat ComUng i Lund och Unga in i Stockholm, Göteborg och på andra orter. ComUng verkar utifrån en ungdomsgård. Unga in finns på Fryshuset bland annat. Att samarbeta med annan kommunal eller ideell verksamhet som har förtroende hos målgruppen är en väg att nå dem.

 

Hur ska vi arbeta med friskvård?

 

En tydlig framgångsfaktor i projekten har varit arbetet med friskvård. Vi har i rapporten Orka jobba konstaterat att fokus ofta ligger på psykisk hälsa. Men vi ser också att fysisk hälsa är minst lika viktig. Så vi rekommenderar att ni även arbetar med att förbättra deltagarnas fysiska hälsa. Schemalagd fysisk aktivitet och gemensamma måltider är två enkla sätt att arbeta.

 

Hur ska insatserna följas upp?

 

Hur dialogen och lärprocessen organiseras tillsammans med utvärderaren har stor betydelse för projektet och lärandet mellan detta och reguljär verksamhet. Projektet behöver dokumenteras och följas upp och utvärderingen måste svara på de frågor ägarorganisationerna har för att fatta beslut om framtiden. Det är viktigt att kunna jämföra såväl kostnader som resultat mellan ordinarie verksamhet som projekt. Det är viktigt att följa individernas utveckling och gärna en period efter avslut. Läs mer i rapporten Lärdomar från arbetsmarknadsprojekt för unga.

 

Vilka metoder ska användas och till vilket syfte?

 

Givet vilken målgrupp projektet har och deras behov varierar vilka metoder som behövs i verktygslådan. En heterogen målgrupp behöver ofta en större verktygslåda och fler samverkande parter eller professioner. Det är viktigt att valet av metoder dokumenteras och att metoderna utvärderas. Det är också viktigt att följa upp vad som skiljer projektets arbetsmetoder och arbetssätt från de i reguljär verksamhet så det blir tydligt vad som ska implementeras. Då majoriteten av projekten under föregående programperiod använt olika metoder utifrån individens behov kan vi inte på rak arm säga vilka metoder som är effektivast. Men på pluginnovation.se och IFAU.se samt kunskapsguiden.se finns det kunskapsöversikter kring metoder. De generella framgångsfaktorer vi identifierat för att arbetet ska bli så bra som möjligt för de unga deltagarna är:

• Individuellt anpassade insatser

• Utgå från individens styrkor (salutogent arbetssätt)

• Motivationshöjande insatser

• Helhetsperspektiv

• Tillgänglighet (daglig verksamhet och god miljö)

• Multikompetenta team

• Frivillighet (då går det snabbare)

• Bemötandet och engagemanget

• En flexibel verktygslåda

• Samarbete med arbetsgivare för en lärande praktik

• Långsiktighet – det får ta tid

• Tydligt syfte med varje insats Temagruppen har sett närmare på; coachning, praktik, friskvård, mobilitet och entreprenörskap. Vi har också analyser kring målgruppen – unga som varken arbetar eller studerar, och kring de stödstrukturer som behövs – följeforskning, ekonomiska konsekvensanalyser och samverkan. Allt detta finns beskrivet i vår rapportserie..

 

Verksamheten är inte beroende av ungas ersättning för sin medfinansiering

 

Många unga har låg eller ingen ersättning. Om projektet behöver deltagarens ersättning för att klara sin medfinansiering är den ekonomiska situationen väldigt sårbar. Vi rekommenderar därför att ni undviker att lita alltför mycket på deltagarersättning som medfinansiering.

 

Verksamheter som har öppet fem dagar i veckan

 

Unga får vara en del i ett sammanhang och har tillgång till kontinuerligt stöd.

 

Ungas eget inflytande

 

Individen behöver ha inflytande och känna delaktighet i insatser som berör honom/henne. Ofta har deltagarna låg motivation och ett lågt intresse av att delta i olika aktiviteter. Det är därför viktigt med motivationshöjande insatser, och att de unga får ett inflytande över mål och medel för deras medverkan. Här kommer det salutogena arbetssättet in, och mycket såväl coachning som vägledning.

 

Multikompetent personal med en gemensam värdegrund som är genuint intresserade av att arbeta med målgruppen.

 

Projekt som har en personalgrupp med många olika kompetenser har större möjligheter att bemöta individernas behov.

 

Tillgång och kunskap om många metoder, så att det går att ge det bästa stödet till varje individ

 

Över hälften av de ungdomsprojekt vi har studerat använder tio eller fler olika metoder och arbetssätt. Detta ser vi som ett uttryck för de många olika behov som finns bland dessa unga.

 

Ett professionellt bemötande och engagemang

 

Detta är den framgångsfaktor som lyfts som den viktigaste av både unga och personal i projekten.

 

Långsiktighet och uppföljning

 

Hur följer vi upp individen efter avslutad projektperiod? Finns det behov av kontakt och stöd även efter formellt avslut som projektdeltagare? Ibland kan det behövas visst stöd för att personen ska lyckas etablera sig i utbildning eller arbete.

 

Helhetsperspektiv

 

Hur ser levnadsvillkoren ut för individen? Bostad, familjeförhållanden, kultur- och fritid, tidigare utbildning- och arbetslivserfarenheter, hälsa och ekonomi.

 

Tydligt syfte med varje insats

 

Inför praktik eller en utbildningsinsats är det viktigt med tydlighet kring mål och syften så att förväntningarna blir realistiska, både bland deltagare och de som anordnar praktiken

 

Samverkan och samlokalisering

 

Samverkan är en förutsättning för goda resultat på både individ-, organisation- och strukturnivå för att unga inte ska falla mellan stolarna. Söktrycket har varit högt för att starta arbetsmarknadsprojekt för unga med fokus på unga 2007–2013. Det i sig kan ses som ett tydligt uttryck för att samarbetet inte har varit tillräckligt utvecklat.

 

Sekretess behöver inte vara ett problem

 

Erfarenhet från nuvarande programperiod är att unga deltagare ger sitt medgivande till att samverkansparterna får dela sekretessbelagd information med varandra.

 

Det måste få ta tid

 

Möjlighet till långsikthet är en förutsättning för goda och varaktiga resultat för unga som har stått utanför studier och arbete under en längre tid.

 

Goda kontakter med arbetsgivare

 

Även i arbetet med arbetsgivaren är det viktigt att det finns samsyn kring syftet med insatser som praktik. Unga deltagare i socialfondsprojekt har ofta ett mycket dåligt nätverk till arbetsmarkanden. Att låta grupperna mötas, studiebesök, arbetsplatsundersökningar och mycket annat – främst praktik – ger möjlighet att prova på och få kontakter. Omvänt är det också ett sätt för arbetsgivare att öka sina kontakter med potentiella arbetstagare.

 

Att få ett kontaktnät

 

Många unga har bristande kontakter och erfarenheter av arbetslivet. Exempel på metoder för att på kort och lång sikt arbeta mer strategiskt med detta är:

• Prao

• Praktik

• Sommarjobb

• Sommarentreprenörer

• Ung företagsamhet

• Mentorer

• Vägledning och yrkes-/branschinformation

• Fadderklasser

• Ungdomsanställningar

• Studiebesök

• Arbetsgivarbesök